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四1（第4页）

准备职务说明和职务要求细则

4。5。5

保持和更新职务说明与工作细则要求图4-2职务分析的一般过程

4。5。2向经理和员工说明职务分析过程职务分析的基本步骤之一，是向管理人员、将受到影响的员工以及其他有关的人员（如工会的工作人员）说明职务分析的过程。由于在工作中被人面对面地仔细考察时，员工往往产生出于本能的关注和不安，因此，在进行有关解释时，应注意有针对性地消除员工的戒备情绪。须要解释和说明的事项一般包括：职务分析的目的、采取的步骤、时间安排、管理人员和员工如何参与、谁来进行职务分析、有问题时应与谁联系等。

4。5。3进行职务分析

接下来的步骤，就是采取行动去获取职务分析信息，即分发问卷、安排面谈和到现场进行观察。如果采用了问卷和面谈的调查方法，那么，在此之后，分析人员还须与有关人员保持随后的联系，以提醒管理人员和员工归还问卷或按时参加面谈。在取得了职务分析信息后，分析人员应进行仔细审阅，分析其是否完整。如果需要，分析人员可安排进一步的面谈，以获取澄清某些问题所需的补充信息。

4。5。4准备职务说明和职务要求细则在获取了所需的信息资料之后，首先应对其进行分类和筛选，然后就可用来起草职务的说明和职务要求细则。起草工作一般由人力资源管理部门负责。在完成第一稿后，应分发给有关的经理和员工进行审阅。根据审阅意见，再进行各种必要的修改，直到形成最终的职务说明和职务要求细则。

职务说明和职务要求细则的初稿，应主要发给那些从事这些职务的员工，特别是那些在职务分析中给予了协助的员工。但不必将所有职务的工作说明和工作细则发给每个员工。一般只需发给一个员工关于该员工自身职务的说明和细则。让这些在职员工有机会参与审阅和修改、提出需要澄清的问题和与管理人员及负责人进行讨论，可以加强管理者与员工间的相互交流和沟通。在审阅和修改时，人们可能提出各种问题，例如：应以什么方式来从事某项职务；为什么要采用这种方式；可以在哪些方面加以改进等等。此外，除了让员工参与审阅和修改工作外，在存在工会的企业，还应邀请工会代表参与审阅和修订工作。这样做可以加强沟通从而减少今后劳资双方发生矛盾冲突的可能性。

4。5。5保持和更新职务说明与职务要求细则在形成了正式版本的职务说明和职务要求细则之后，还必须建立一套制度来使其能够根据新情况不断得以更新。否则，整个职务分析过程就可能不得不每隔几年重复一次。企业是动态的和不断演化的实体，所有职务在多年内始终保持不变的情况并不多见。

职务说明和职务要求细则

职务分析产生了职务说明和职务要求细则。两者合起来形成了条理清晰的职务分析资料。企业的人力资源工作应以这些资料为依据，以保证各种管理工作的合理性和始终保持与职务有关。对员工来说，这些说明和细则是决定他们职务的资方的代表性文件，其内容对每个员工都具有一定的参考价值。

4。6。1职务说明的组成部分

表4-1给出了一个职务说明的范例，它包括几个主要部分。下面对一些最常见的内容作一些概述。

（1）职务定位

职务说明的第一部分是职务定位。这部分一般包括职务名称、隶属关系、所在部门、所在地点及职务分析日期。企业在对职务和员工进行定位时，可参照人力资源信息系统中的有关信息。

在职务定位这一部分中，最常见的项目还包括：表4-1职务说明与职务要求细则

职称：人力资源助理职务编号：

部门：人力资源公平就业机会委员会所定职务分类：办公室职员呈报人：人力资源经理按公平劳动标准所处地位：非免付加班费者起草人：MeannMandel

概要：

协助人力资源经理管理和促进员工福利、公司安全计划、政府规定的遵从及健康和保健计划；协助经理招聘员工，帮助新员工熟悉情况，保持员工档案。

基本工作职能：

1。协助人力资源方面的各种工作活动，包括准备工作安排、发布招聘广告、进行招聘面试、安排对公司的现场参观、核实推荐材料、使新员工和实习生熟悉情况（。25％）

2。根据人力资源经理的要求，撰写内部和外部来往信函，包括备忘录、员工通知和书信（20％）。

3。从事使全面安全管理计划与职业安全与健康管理局（OalSafetyahAdministration）的规定相符合的协调工作，包括主持常规的安全委员会会议、对日常遵守规定情况进行现场督察、组织员工安全培训（20％）。

4。管理员工福利，包括401（k）储蓄、退休、AFLAC、因公伤残补偿、健康和牙齿保健福利。回答员工的问题和调查索赔问题（20％）。

5。准备解雇员工所需文字工作，包括退休金结算、401（k）储蓄退发、统一综合财务调节法案规定的福利、最后工时结算以及仍欠假期福利费（6％）。

6。通过重新调整员工档案中的有关资料，使员工的休假病假等假期与实际相一致（5％）。

7。协调指定员工的就业前药物检查和被指定员工的随时性药物检查（4％）。

8。履行管理层分派的其他有关工作。

知识、技能和能力：

1。关于公司政策、程序、产品和服务方面的知识。

2。关于人力资源实践工作活动和办事惯例方面的知识。

3。关于就业法律方面的知识，如：美国残疾人法、家庭和病假法、职业安全和健康法及其他法律。

4。关于因公伤残补偿索赔管理方面的知识。

5。关于健康保险索赔管理方面的知识。

6。与该职务相关的基本要求方面的知识，如RUS的要求、全国电子编码（ricCode）的要求、职业安全和健康法的要求等。

7。分析思考能力和解决问题方面的技能。

8。解决冲突的手段与措施方面的技能。