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第一章别说你会开会开会是门技术活儿（第5页）

4。认真做好会议记录。一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

5。会后追踪。会议决策情况的跟踪检查，非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期查落实。对会议的贯彻，制定及各节点，每个节点都要进行检查。三是决策完成期限要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。

总之，会议是一个易于提高效率、形成决策的场合，也是最容易浪费资源而不易察觉的场合。开好会议是每一个管理者都应该面对的重要课题。

小贴士

高效会议一定是简练、有序、流畅、少干扰因素、没有重复的，所以一定要从控制会议内容、会议时间、会议成本以及与会者等几个方面来下足工夫。

1。尽可能减少无意义会议

2。大会、长会少开，小会简开

3。减少会议参加者，避免无关人员列会

4。控制会议时间，超过1小时的要有书面通知

5。确保会议准时开始和结束

6。要有清晰、准确的会议记录

领导开会，秘书如何当好配角

参加会议或主持会议是秘书工作的一项基本职能。这其中有大量的文字工作，组织协调工作和事务性工作要做，是对秘书人员能力水平的检验，如果能把会议组织好协调好，这说明你这个秘书是合格的。

某公司要召开2012年度总结大会，作为领导秘书的胡娟主要负责会议文件材料的准备工作。会前胡娟进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，胡娟有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间胡娟认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后，胡娟认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。胡娟大会期间的表现赢得了领导和同事的一致好评。

现代职场中，不管在办公室，还是会场上，秘书的作用都极其终于好，要做很多细小而繁杂的工作，要给领导些发言稿，充当主持人，还要身兼会议记录员等。

秘书身兼数职，可谓要务在身，但即使负责的工作再多，也要充当好助手的角色，为领导排忧解难。秘书是为辅助上司工作而存在的，因此，秘书必须工作上鼎力帮助上司，并与上司保持良好的关系，让上司信赖自己；只有这样，才能使双方的工作相得益彰。

生产部的王经理和设备部的于经理分别带领各自部门员工一起开会，商讨两个部门的配合工作。公司上马了一个项目，从美国采购了一批设备运过来，还配了专业技术人员协助一起安装调试。涉及生产部和设备部两个相关部门的人员配合工作，基本所有的员工都出动了。会议进行得很顺利，谈到一份总经理对此项目的批文时，双方理解方面有点争议，王经理让秘书小刘赶快把文件拿出来。小刘小跑着回办公室拿去了。同时于经理也派秘书小张去把文件和一份附件拿过来，以供双方达成共识。

于经理当时说：“小张，把总经理批文拿来。顺便把那份附件也一起带过来。”

“嗯。嗯？附件？还有附件吗？”小张满脸茫然，还夹着一丝慌乱。

于经理一看小张那表情，气就不打一处来，碍于面子，他还是压低声音说：“就那份我后来递给总经理的补充文件，总经理在上面签了字的。”小张支吾了一声，仿佛踌躇去哪里找到的样子。

于经理不满地催了一句：“就我上周五给你的那份。”上周五经理给了四份文件，当时手忙脚乱的接过，没细看，到底是哪一份文件呢？放在哪里了？小张脑袋一团乱，也顾不得想清楚，就慌慌张张地跑去找文件了。

于经理满脸通红，略微不好意思地朝王经理笑了一笑，两位经理就对面坐着，说话基本都能听见。这王经理心想：素闻老于平日对手下**不严，在这重要会议场合竟然没有准备齐全文件，而且临阵还找不着是哪个文件，看来传言不虚。一会儿工夫，小刘把文件找来了。大家就都等着小张，十分钟过去了，小张还没来。大家就开始谈论下一个议题。又过了五分钟，小张气喘吁吁跑过来，递给于经理两份文件。于经理拿了文件一看，其中一份不是想要的那份，为了顾全面子，嗯了一声，不说是，也不说不是，但是表情明显沉郁了起来。偏偏这个愚笨的小张摸不准领导这是满意？还是不满意？鼓起勇气画蛇添足加了一句：“那我再去找找？”明显说明他没有找到领导想要的文件。这一句话岂不是给于经理丢脸？果然，霎时于经理涨红了脸，大声说：“快坐回原位，不要影响大家开会。”小张乖乖坐回原位，会议继续进行。

也许有人会问，一份文件找不到，也要这样处罚吗？关键是小张做秘书没有尽到自己的工作职责，还让领导很没面子。

作为上司的助手，秘书要了解自己上司的职责范围和权限。秘书不仅要了解上司的工作内容，秘书还应熟悉本公司各职能部门的分工和责任，清楚知道谁、在哪、负责什么样的业务等；只有这样，才能在工作中根据实际情况，迅速地采取对应的行动，熟练地完成文件、传真、电话等交流，高效率地辅助上司的工作；也只有这样，秘书才能在日常会议中根据上司的职责范围和工作重点的需要，积极主动地做一些准备工作。

具体地说，在会议中，秘书的主要任务是：

1。撰写会议文稿。撰写文件是会议秘书的一项十分艰苦的任务。为了完成这一任务，事前要收集相关材料和文件，做好各种准备。撰写文件初稿一般包括：开幕词、闭幕词、工作报告、决议、总结等。在会议进行中，要及时收集会议讨论的意见，并分类整理，着手对文件初稿进行修改。

2。做好会务接待工作。组织安排会务，是会议秘书的一项主要工作。它包括会议活动的统筹安排；议题的收集、归纳、筛选和提出是否列入会议讨论的意见；会议期限、会议地点、会议人员和会议组织系统的建立的意见，并根据领导者审定的意见发出会议通知；会议食宿、交通、医疗和文娱活动的安排；会场布置、会场音响设备的检查；会议日程安排、会议作息制度和安全保密的规定；会议文件和学习材料的发放等有关具体问题的组织。

3。掌握会议进程。会议进行中，是秘书工作最活跃的阶段。这时秘书工作的中心任务，是协助会议领导者掌握会议的进程，驾驭会议向预定目的前进。一般小型会议主要是做好记录。

4。收集信息反馈。会议结束后，会议秘书班子要做好善终工作和催办会议决定事项，及时收集信息。

小贴士

1。会议秘书要有较强的办事能力和组织协调能力，较高的文字水平。

2。会议秘书经常受领导之托处理一些问题，要常同与会者联系，必须谦虚谨慎，热情待人。不能因为工作忙、不能因为遇到某些不注意方法的人，而耍态度、发脾气，给领导者和领导机关带来不良影响。

3。会议秘书是辅佐会议领导，而不能代替会议领导。凡会议中的重大问题、会议中遇到的重要情况必须及时向会议领导汇报或请示，不得擅自对重大问题作出决定。