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第六章召开正能量会议打造高绩效团队（第2页）

小贴士

在会议的限时发言中，要让自己的发言言之有物、一语中的，需要与会者对本单位的情况、分管的业务了然于胸——哪些需要强调解决，哪些可以一带而过。这一切离不开对日常工作的认真梳理和深入思考。只有这样，才能思路清晰，有足够的发言权。

真正团结的团队，开会必然是简洁高效的

现如今，各种会议愈来愈多，碰头会、洽谈会、紧急会议、总结会……团队管理，必不可少的一个项目就是开会。“有事开会，没事也开会，开会再开会，不开怎么会”，面对常常临时安插进来的会议，很多人不禁这样的调侃。如何提高会议效率、使会议更受欢迎、增进会议在团队管理中的效用，成为不少领导者关心的一个问题。

其实，开会也是涉及时间管理，让会议时间缩短，也是让会议更有成效。拖沓的会议，是对所有参会者时间的蔑视，同时，也会极大降低以后开会的热情和效率。

曾在20世纪20~50年代领导通用汽车公司的斯隆，每周的6个工作日中大多花在会议上——有3天花在固定成员的正式委员会会议，另外3天则与通用汽车的个别经理人或是一小群经理人举行特定目的会议。在每次正式会议开始的时候，斯隆会宣布会议的目的，然后他就开始聆听，他从来不做笔记，同时除了澄清模糊之处外，他也很难得发言。到会议结束时他会做总结、向与会者致谢，然后离开。接着他会立即写下一份备忘录给参与会议的一位成员，在这份备忘录中，他会归纳总结讨论的内容与结论，并且明确指出会议决定的工作任务。他会明确指定负责该项决定的工作任务。他会明确指负责该项任务的经理人，以及最后完成的期限。他会将备忘录的副本发给每一位参加会议的成员。靠着这些备忘录——其中每一份都是大师的杰作——斯隆把自己变成一位极为出色而卓有成效的CEO。

会议是把团队结合在一起的凝固剂。通过会议形式，可以将领导意志变为团队意志，然后狠抓落实。好的领导肯定是善于开会的领导，一个优秀的团队会议应该是群策群力、集思广益的会议。

其实，开会是一个很好的团队管理工具，会开得好，可以事半功倍，让团队成员热情高涨；会开得不好，则会打击团队成员的士气，浪费宝贵的时间。如何高效地开会，不妨参考下面的建议。

1。确定会议目标。在会议开始前，通过写一个日程安排来让所有的人都明白会议的目标。如果你是个拖沓的人，在你召集会议前就写好日程。包括你的团体将需要讨论的或者将要决定的任何事情，但是要简短、明了。

2。作好会前准备。如果公司对会议作了更好的准备和会前沟通，这能大大提高会议的效率，相信大多数经理是不会错过这种卓有成效的会议的。你应根据会议内容的安排和重要程度的不同，花费30～60分钟来准备你负责组织或主持的会议；分发准确的议程，并召集合适的人员参会。

3。用先进的手段开会。建议应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，图表结合。另外，电话会议、视频会议可大幅节省交通、住宿等费用和时间成本，大大提高沟通的效率。会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSX等）等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。

4。控制发言时间。有效地控制发言时间，可以使会议尽可能简短且有成效。开会时，有些人好为人师，喋喋不休，他们不仅消耗时间，还会让可能拥有最佳想法但不如他们那样伶牙俐齿的参会者没有机会发言。会议主持人有必要礼貌地打断他们，以缩短冗长的个人独白。

5。会后检查执行情况。会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯，最好能有配套的培训来进一步强化执行力。

小贴士

无效会议会带来的危害：

1。目标没有办法实现，会议的成本泡汤。

2。机会成本、场地费用、资料成本等损失巨大。

3。与会者对会议不满，会降低士气，对团队工作没有任何帮助。

传播正能量，远离负能量会议

正能量，是负能量的反义词，指一切赋予人向上的和促使人不断追求的、让生活变得圆满幸福的动力和感情。正能量是使团队达到最高水平的最重要因素。

每个团队中，都需要正能量。正能量需要传递下去，传递给团队的每一个人。团队领导者通过会议，激发成员积极性，凝聚共识，从大家的智慧中提取合理有效的见解，从而为团队制定目标及前进路线。这应当是传递正能量的最好方式。

但如果会议中，领导不停地指爹骂娘或者挑剔刁难，下属则诺诺不敢言，那么这个团队也没有任何竞争力，领导长期的“**威”已经磨灭了下属团队成员的意气斗志，或是给员工埋下了嫉恨的种子，他们根本无法投入自己的感情来工作。显然，这样的会议是属于负能量会议，这个团队也无法拥有正能量。

李华所在公司的销售部是一个有9个人的团队，虽然大家的能力等相差很大，但从来相互合作，没有任何人受到歧视和不被尊重。大家在开小组会议时畅所欲言，对问题的披露没有任何阻力，大家会后也相互合作。

但有一个奇怪的问题，每次有经理在的那些会议，大家（基本上每个人）都不想说任何话，基本等经理把事情布置完毕后，大家散会，在会后也基本上不提这次开会的任何事情，就好像这个会议没有开过。

为什么会有如此大的差别？

原来：经理在每次开会前，都在批评每个人一番，基本上是按照顺序来，在这样的会议上大家就好像“牛鬼蛇神”一样。批评完后，经理再按照顺序来询问这些成员有没有什么问题，每个人都想早点出来，固然什么问题也没有了。

就是因为大家什么都没听进去，所以什么也不太记得，会后讨论什么？即使有人提及此次开会的话题，对方马上说，没听清楚或说忘了。如此的什么会议是充满负能量的，同时也是无效的。

毋庸置疑，我们都乐于看见有那么一支充满正能量的团队，它能够超越一切障碍，毫不动摇、坚定不移，最终达到我们的目标。也许你刚刚得到升迁，想着怎样做一些事情，来巩固自己的地位和声望；也许你是个领导者，想把你的团队的工作水平提升到一个全新的高度；也许你已经是一位经验丰富的经理人或团队“领头羊”，希望你的团队更加高效且生机勃勃。不管你的角色是什么，如果你想改变，必须意识到拥有正能量团队的巨大价值。

那么，我们该如何在会议中传播正能量呢？

1。领导者要具有阳光心态。开会是一个直接表现管理能力的平台。因此，开会时，领导者最好是以积极、阳光的心态在会场上亮相，面带微笑，神情开朗。即使工作中遇到了问题，需要沟通协调，也不要急于发脾气，阴着脸去开会。这样才能在开会时给员工正能量，员工也会认为你是一个有能力的领导，遇到这么大的困难还能如此淡定从容，信心大增。

2。早会要多激励少批评。对员工来说，开会很重要，工作中时常会出现偏差，需要公司及时发现斧正，给予指定方向和目标。因此公司需要通过会议去不断修正员工的目标，帮助其成长。特别是对从事销售行业的人来说，更是如此，否则他们会因为缺乏管束而跑偏位置。这其中早会是重中之重，领导者只有这个时间能与他们沟通，而且员工一天的心情大多跟早上的感受挂钩。因此，早会一定要多激励，尽量少批评或者不批评。

3。相互倾听。当人们觉得自己的话被认真理解时，就会觉得受到尊重、鼓励，彼此之间建立信任。开会时，团队领导者如果不掌握倾听的技巧，就无法建立与团队成员之间的信任关系，就创造不了高效、正能量团队。会议中，团队领导者要专注倾听他人的发言，要主动地、有意识地开动脑筋去思考，理解他人表达的观点和感觉，设法明白说话人头脑中有着怎样的思想。只有这样，才能让说话人相信你是真正在倾听，才能建立双方的信任。

4。解决会议中的分歧。每个人都是有差异的，思想也不尽相同。会议中，存在意见分歧并不奇怪，也不可怕，重要的是怎样有效地化解这些分歧，让队伍团结起来。分歧大多是因为观点不同造成的，在不影响团结的分歧中，任何问题都是可以拿到台面上来进行客观讨论的，每一方都可以自信地陈述自己的立场，而另一方则真诚地倾听，在双方思想碰撞的过程中，寻求理解，达成共识，消除分歧，建立良好的工作关系。团队领导者要努力创造一个解决分歧的轻松环境，消除大家的紧张情绪，引导大家互相倾听，将解决分歧的过程变成促进大家进一步理解的过程。

小贴士

“正能量”指的是一种健康乐观、积极向上的动力和情感。开会时，为了有效地激励员工，这个时候喊上一句具有正能量的话，前进的道路上必定增加许多的动力。正能量传递的是一份积极的心态，让不良情绪释放干净。

提高会议质量，杜绝开会玩手机