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第六章召开正能量会议打造高绩效团队（第3页）

随着时代和社会的发展，手机已成为现代人生活工作的一个组成部分，甚至是须臾不可离开的工具。如今，无论在餐桌、在车上，掏出手机玩得不亦乐乎已成了许多人的“习惯动作”。对于常常开会的人，手机更是成为他们消磨时间的良好工具。

无论是数百人甚至上千人的大会，还是几十人的小会；无论是较高层次的干部会议，还是普通的员工大会，抬眼一望，必然有这样的景象：与会者大多手持手机，专心致志地低头摆弄，全然不顾台上的报告人讲什么。

这天下午，销售部召开季度会议。小王走进会议室，屁股刚坐稳就拿出手机放在桌上，会议开始，手机屏幕也亮了。领导说“今天的会议主题是……”小王听而不闻，开始用手机刷新微博，一次十几条，直到所有的更新都被看完。领导说：“我要讲的第三条是……”小王的手机从微博转到了朋友圈，把所有好友的照片评论一遍。接着，他用尽量低调的动作伸了一下懒腰，看看前面讲话的领导，对讲话内容不甚了了。愤怒的小鸟不流行了，现在流行的是神庙逃亡，特意关了声音，就是为了方便会议时间，玩得入迷了，身体也不由随着主人公左转右转，动作太大，对领导投来的白眼也浑然不觉……

会议终于开完了，小王关掉手机，准备离开会场。此时，他却被领导留下，个别谈话。可想而知，一顿劈头盖脸的批评是避免不了的。

用手机看微博、玩游戏是正常的事，但要注意的是，千万不要在错误的时间、错误的地点使用。

有人曾作过一项调查，七成职场人开会玩手机，借助工具逃避约束。调查数据显示，虽然大多数人保持着开会准时参加、不私下讲话、不早退等守则，但是有近半数的被调查者承认在开会时用手机和朋友互传短信聊天，14%的被调查者选择打手机游戏来打发时间，还有一些人看手机上的趣味短信和新闻等。只有三成左右的被调查者表示，他们开会时不玩手机。

这个数据让人惊叹：开会为什么会变成手机大“杂烩”？与会者不好好开会，而是要玩与会议无关的手机，这是为什么呢？一方面需要会议主办者检讨。有些会议太枯燥乏味，空洞无物，与会者实在没有“毅力”去认真听完。好多会议又印发会议材料，听和不听关系不大，会后照本宣科，任务就完成了，所以也就安心玩手机了。如果会议内容重要，会议讲话吸引人，不好好听报告就难以完成工作任务，这样的会议还会有人玩手机吗？另一方面就是个人的作风问题和素质问题。有些人工作态度本来就不端正，懒散习惯早已养成，开会不玩手机也会打瞌睡、看杂志，搞出另外一些名堂来。还有就是缺失做人应有的基本道德与素养，开会玩手机无疑是对会议举办方的无视，对讲话人的不尊重。对于这些人需要用制度、纪律来约束，对违规者作出必要的处罚。

小贴士

开会玩手机，既是对别人不尊重，更是对自己不负责。人这一辈子，工作只有短短几十年，经常消极开会，便会消极工作，让自己在岗位上平凡一辈子。

深度思考：有些会议真的有必要开吗

在开会之前，首先要确定一个问题——这个会议是否有必要召开。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。

一天上午，某公司临时决定召开会议，不少员工甚至不知道什么原因，就被叫去参加这个莫名其妙的会议。拿那位主持领导的话，就是原来本来甲方业务人员内部评审软件设计界面的讨论会议，后来考虑到沟通的需要，临时让技术人员参加；技术人员又出于沟通的需要，临时让开发公司的相关人员参加；公司领导为了表示重视，结果让全体参与界面设计的人员参加。最后本来只能容纳不到30人的会议室，坐了60多人。会议的内容无非是每个业务人员轮流讲述自己对界面的观点和看法，从外观到内容到构思，无所不谈。冗长的会议持续了整半天，三个多小时只过了一个界面。会议过程中烟雾缭绕，窃窃私语，话题海阔天空。有人实在觉得无聊中间退出去了，更多的人为了面子坚持完了半天时间。半天结束以后，每个人都长吁一口气，说这种会议实在没意思。

高效会议的第一步，就是在开会前想清楚有没有必要开会。会议效率的高低直接影响管理的效果，但会议的效果总是不尽如人意。研究认为，70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间。

大量的有效时间被浪费掉了，仅仅是因为领导者认为面对面见到是非常重要的，或者因为，像老驴拉磨，他们习惯了一些具体的惯例。圣母大学的管理学教授J。S。奥柔克第四指出，确定是否需要开会的最好方法是问问自己是否传递信息是单通道的。如果你想给你的团队发送最新消息或者发一个状况报告，电子邮件通常就足够了。

开会是在做事，不是开给人看的。开会就要开有效的会，开有用的会。如果开会只是表明已经开了几次会，表明很重视这项工作，而不计实际效果，这样的会当然成本大于收益，少开或者不开为宜。通常来说，下面这些情况下需要开会：

（1）想从下属那里获取信息或建议；

（2）想让下属参与解决问题或制定决策；

（3）有问题需要向下属澄清；

（4）有重要事情需要把下属集中到一起传达；

（5）有问题涉及多个部门而需要协调解决；

（6）有问题不明或责任厘定不清。

你真的需要开会吗？无论你是决定自己发起开会，还是即将参加别人组织的会议，在做出决定之前，务必认真思考这一问题。要知道，一旦参与会议，你就要付出宝贵的时间，而且无法确保这些付出是值得的。除了开会，你还可以通过其他有效的方式来解决问题。

英国一家公司规定不经过4个步骤，就不得向会议提出某一提案：第一，要深入仔细地讨论议题；第二，研究其原因；第三，先考虑以下可能的解决对策；第四，事先准备好可行的方案。在这家公司里，这种原则不仅适用于会议，而且还适用于电话。他们解释说：“这种做法，使我们可以避免仔琐事上面多花时间。而且我们认为，有些事情用个别谈话的方式就能够解决，完全没有必要再开会。”

会议合为时而开，开会要花费宝贵的时间和金钱。所以说，会议只有在有必要时才开，并且要开得简短有效。

1。利用新的沟通手段代替开会。现在通讯技术手段极其发达，为减少改进会议创造了客观条件。比如原来须聚在一起开的会，现在开电话会、电视会、网络会，也可收到“面对面”之效，既节约成本，又节省时间。

2。合并开会。把时间相近、主题相近、参会人员相近的两个或多个会议合并开，是减少会议的一种好形式，也是一种创新。但值得注意到是，如果把若干不相干的会议合并到一起开，会议的效果就会让人产生怀疑。会与会之间的内容是互不相干的，那么，与会人员本来听一个会，结果就要听若干个会，反而开会的大部分时间成了“陪会”。

小贴士

开会，是个学问，不会组织开会的人，经常会搞的会议很多，而且很没有效率，建议有过类似组织开会的人，不管大会小会，都好好的准备一下，能在开会前、会后解决的问题，就不要去会上讨论，成功的会议，应该是用来征求大家对会议组织者的决策、方法的认可、意见、修改建议。

会议后有落实执行，才是有效会议

会议是否有绩效、能否真正地产生效果取决于对于会议结果的及时跟踪和落实。只开会，不落实，会让会议变得失去意义，这同样是开会效率不高的体现。

有这样一个小故事：

某地的一群老鼠，总是被一只凶狠无比的猫追赶的四处逃窜，它们都很郁闷，希望能改变这种现状。于是，老鼠们召开会议共商对策。有的建议加紧研制毒药，有的说干脆一齐扑上去把黑猫咬死。最后，有一只老鼠提出了一个与众不同的想法：“老鼠杀猫是不可能的。如果不能杀死它，就应设法躲避它。咱们推选出一名勇士，偷偷地在猫的脖子上挂个铃铛。这样一来，只要猫一动就会有响声，大家就可以事先躲起来。”大家的都十分赞同这个计划，因为都觉得再没有比这个主张更好的建议了。但很快就产生了一个新的问题，那就是如何把铃铛系上去？这个棘手的问题让老鼠们一筹莫展！老鼠们谁也不敢去给猫挂铃铛。就这样会议不了了之了。

这个故事告诉我们：没有落实，一切都是空谈。开会是抓工作的一种方法、一种手段、一个环节，已经成为工作中不可缺少的一部分。在会议上传达精神、形成决议、解决问题、制定规章制度。然而，会议制定好决策、制定好措施，事情只是做了一半，更重要的另一半就是贯彻落实。所以说，会议结束后，要有指定的人负责整理会议的最终结论，由领导签批后，通知部门或专人负责落实，要明确责任，规定期限，限定好执行时间和汇报总结的时间，并指定人负责监督检查决策的落实情况。

1。总结性提醒。在会上把问题讨论出结果并不代表完事儿了。对许多参加会议的人来说，会后若没有一个总结性的纪要来提醒一下，就跟没开过那个会一样。因此最好的结尾是对整场会议进行总结，并且对会议中所布置的各项任务给出明确的时间节点。这既有助于理清整场会议思路，也方便接下来的工作进行。

2。做好会议纪要。也许有人会说，每个参会者都做了记录，还用多此一举吗?事实上，会议纪要是一个很重要的部门资料，尤其对于达成了明确目标、责任人、注意事项、完成时间等内容的成果，都是对项目、个人、成果进行考核的依据。

3。整理好会议内容。在会后，会议发起者还应该将会议的内容按主次整理好，通过邮件或其他形式分发给与会者。这封邮件非常重要，它首先是校对会议中的信息是否被正确理解，其次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。会议发起者还可以通过与会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，这首先能帮助确认该次会议达到了什么效果，其次还有助于提高今后开会的效率。