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第六章召开正能量会议打造高绩效团队（第4页）

4。会议结果不要有模糊字眼。在许多会议结束后，都常常没有确切的结果，比如：“基本上同意”、“大致通过”这样的话，要尽可能减少甚至拒绝。因为这样的话根本没有意义。因此，会议一定是要有明确结果。哪怕没有明确结果，也要给出达成结果的时间。

5。确认理解。会议结束后，还需要针对分工责任人、项目的时间限制等问题，询问所有参会者是否理解并认可，即进行确认理解的过程。只有得到全部员工的认可，并使得员工明确了自己的职责所在以及时间上的限制，整个项目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可检查性。完成确认理解的过程，那么整个会议从准备到实施及最后跟进的过程也就完成了。

小贴士

值得注意的是，一个会议最终能收到什么成效，往往很大程度上取决于会后跟进的速度和力度。

开会迟到现象，该用什么办法惩治和杜绝

开会迟到，是一个看似平常却十分棘手的难题。很多公司为此制定了种种奖罚措施，但是，开会迟到现象依然普遍。

在有些人看来，开会迟到是再小不过的事情，但是在联想，却是不可原谅的事情。柳传志认为，立下的规矩是要严格遵守的，如果每次开会都有人迟到的话，所有的事情就都议不成了，所以柳传志定下规矩：只要不请假，不管多重要的事情，都不能迟到。迟到了就要罚站，罚站就一定要站一分钟。而且，罚站的方式是大家先把会议停下来，看着迟到的人站一分钟，像默哀似的，让迟到的人感觉自己非常难看。二十多年来，联想的开会迟到罚站制度一直延续下来，无一人例外。

由此可见，会议的管理制度必须要严格，不管是谁违反了，都要按规定处罚。领导开会迟到也是如此。否则无法达到上行下效的目的。

另外，不守时是会传染的。曾几何有这样一句出现频率很高的话：“八点开会十点到。”意思说的是八点开会，稀稀拉拉的，十点能开起来就不错了，事实上，确实如此，本来很守时的人，经过三番五次地早到苦等，也就把准了脉搏“八点开会十点到。”了，被个别不守时的人拉下水。一个群体中只要有一个人经常不守时，整个群体很快会染上这个毛病。因为每个人都这么想：“反正是要等他的，不如我也晚点去。”这可以说是一种顽疾，那么该如何根除呢？

1。为员工做榜样。身为领导，要身体力行，坚持守时原则，做到按时、准时、守时，雷厉风行、说到就到，以一流的工作态度向广大参会人员传递“正能量”。作为出席会议的领导，一般要在会议开始前2~5分钟到达会场。如果出席会议领导不能带头准时上会，不仅会形成“众人等一人”现象，造成大量时间浪费，而且也无法在参会人员中树立守时的良好形象，影响到整个会风改进。所以说，出席会议领导作为会议的主导者，只有以身作则、率先垂范、按时上会才有底气要求参会人员严守会议纪律、严格上会时间。

2。建立相关的奖惩措施。奖惩制度具体包括：准时参加会议的人的奖励制度、不准时参加会议的人如何惩罚、会议效果评价与会议决议的跟踪落实与相关人员的考核如何挂钩。如未准时参会的人员要被罚款，罚款的数额为奖励每个准时参加会议的人员10元人民币，即假设与会人员为10人，有8人准时参加，2人迟到，则迟到的2人需当场各拿出40元人民币分发给准时参加的8人，每人10元，由会议主持人具体督办。如未执行，则扣发主持人相同额度的工资发给准时参加会议的人员。

3。让迟到者丢面子。从心理学角度谈，中国人都讲究面子，领导者可以利用人们的羞耻之心，曝光错误，解决迟到问题。例如，让迟到的员工当众罚站，或者是给迟到者设立一个迟到席，让其就坐。如此几次，脸皮再后的人也会有所收敛。

5。自谦式提醒。对于第n次开会迟到的员工，你恭敬上前：“对不起，昨天忙昏了头，忘了通知你今天有会，真是该死！”寥寥数语，管叫他恨不得找个地洞钻进去。

6。放任式提醒。如果迟到者屡教不改、我行我素，你索性可以淡然置之。下次开会，特别是重大会议，你不要通知他，如此几次，保管他下次不敢迟到。这一招对中层管理者特别有效。

小贴士

为了防止员工开会迟到，会议的主持者可以把开会的时间定在“零头时间”，而非完整时间。例如，与其在两点整开会，不如在两点零五分开会。因“零头时间”给人一种“已经迟到”的压迫感，能加快与会者步向会场的脚步。

开会开得好是效率，开得不好就是浪费

开会是我们日常的工作方式，也是组织生活的一项重要活动。作为一种沟通方式，开会非常重要。它为领导者提供了传播愿景、制定战略计划，以及制定威胁和机会应对计划的机制。开会还有助于集思广益，并提高员工的参与度。可是，与那些有价值、富有成效的会议相比，有太多的会议是在浪费时间。可以毫不夸张地说：“企业中80%的开会时间是浪费掉的”。看到太多企业会议杂乱、效率低下，实在令人心痛。

在相当多的企业，其会议的效率正好与开会时间成反比，即会议时间越长效率越低。应该三言两语、讲清要求或注意事项就能结束的会议，也有人能天马行空地扯上二小时。本来三分钟应该讲清楚的内容，他也可以侃上半小时。往往说者信口开河，听者心猿意马。会议效率之低，到了企业员工“听说开会就头疼”的地步。

其实，学会开会是一件非常重要的事情。现在的会议频率高、效率低，成本高、效果差，都缘自于不会开会。正因为不会开会，这会就难免开得松散、疲软、拖沓，也就难免效率低、效果差；正因为效率低，所以会期就长；正因为效果差，这会议就多——类似于广种薄收。还因为开会没有规矩，与会者对会议也没有什么要求，会议组织者无须精心准备，怎么开都行，这也使得谁都敢发个通知就开会。会议一多，会期一长，这会议的成本势必就高。

月初，丁力被公司提升为销售部经理。新官上任，他决定召集所有的部门员工举行会议。他将会议通知的任务交给助理小丽。小丽接到任务后，对着办公室的人大声广播道：“经理说了，明天下午开会，所有人都要参加。”

第二天下午，丁力打算召开会议。他将小丽叫到办公室，对他说：“你去安排一下，五分钟后我们开会吧。”小丽点头答应，跑回办公室对部门内的所有人说：“现在去会议室开会吧。”话音刚落，有人抱怨说：“手头还有紧急的工作没完成呢！”有人抱怨说：“我约见的客人马上就要到了。”……抱怨声此起彼伏，小丽生气地说：“经理让开会的，你们自己看着办吧！”有一个员工根本就不知道开会的事情，原来昨天小丽通知的时候，他出去拜访客户，不在办公室。

半个小时后，会议室空置出来，大家陆续来到会议室。这时，丁力也过来了，他做到会议桌中间的位置，看了看周围，发现还有些员工没有来。他说：“还有人没到，我们再等等。”小丽也起身去办公室催促。

又过了10分钟，人员全部到齐了。丁力宣布会议开始。他说：“召集大家来开会，主要想讨论以下几个问题：1。本部门的月度目标；2。各位对我今后工作的想法和要求；3。产品销售话术的完善。”员工们听到议题后，面面相觑，不知道从何处开始讨论。

丁力也不知所措地望着大家，不知道如何将会议进展下去。沉默了很久，大家才你一言我一语地开始说话。可是，说话的内容却漫无目的，随意扩展。说着说着就扯到了公司的薪酬体系上，大家各有看法，抱怨声一片。这时，丁力开始说话了，他详尽地阐述自己今后的工作计划，一个人足足讲了半小时还不停歇。只是他的计划与大家的实际工作并没有太大关系，人们听着听着就不耐烦了。有人开始发短信、小声交谈、发愣、无所事事地用笔在纸上乱画，更有甚者假装接听电话离开了会议室。

会议室里的人越来越少，最后会议不了了之。

开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。

开会的效率，反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。无效的会议不仅让参与者感觉痛苦，而且是组织效率低下的罪魁祸首之一。而它所浪费的时间完全可以用来做其他重要的事。更加严重的危害是，由于会议的无效，团队、组织之间无法达成共识，无法有效地协同、合作，进而导致团队执行力下降。

小贴士

会议是工作的一个载体，如何开好会议确实很重要，开得好效益高，开得不好效益差，所以在正式开会之前，首先应确定哪些情况下必须开会，以下的情形就没必要开会：

1．需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。

2．需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。

3．需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。

4．传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。

5．身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如销售团队，有一个晨会，晨会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。