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第七章开会进行时主持会议就这么简单（第2页）

有些人认为，会议只不过是一种形式而已，主持会议很容易。其实，这是一种误解。要真正主持好会议，充分调动与会者的积极性，达到预期效果，需要把握好会议的每一个细节和环节。所以，对任何一名主持者来讲，不断研究和提高主持会议的语言艺术，树立一个特定的语言形象是十分必要的。

1．整理好会议的主题

无论开什么样的会议，都必须事先拟定好一项或几项议题，这是会议的目的、核心和灵魂。会议主持人是会议的“舵手”，要随时把握、驾驭好会议之舟，层次要清晰，逻辑要严密，表达要准确，中心要突出。切不可主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云，无所遵循。

2．会议讲话应准确生动

会议主持者置身于一个同与会者面对面的语言表达环境，并且除传达文件外，通常不易用书面文稿照本宣科。因此，如果说得不分场合，不合身份，或政策精神把握不准，就会言不达意。如实地、恰如其分地反映客观事物的实际情况，真正用简介精炼的语言，给人以启迪，给人以鼓舞。

3。会议讲话要通俗易懂

参加会议的人员，不可能都是一个知识层次，会议主持人不能不看对象，不管效果，在讲话中大谈艰深难懂的东西，即使是政策性、专业性、学术性较强的会议，主持人也要用朴实无华、浅显易懂的语言来表达深刻的内容，把深奥的道理浅显化。通俗易懂的语言不但让人听得不吃力，还会给人一种亲切朴实、平易近人的感觉，能缩短主持者同与会者的距离。

4。经常进行简短概括

简短概括如同在比赛场上翻动计分牌，能让与会者或受到会议的节奏。同时也有助于澄清分歧点，引起与会者注意。主持人的简短概括应限制在半分钟内。及时地概括、评论是占一些时间，但不会影响会议进程，相反，通过简短概括，你为与会者树立了一个珍惜时间的榜样。你在直接推动讨论向制定正确的解决方案挺进。

5。不调强分歧，调强合作

与会者大都有自己的态度和观点，这很自然。他们甚至知道有人持反对态度，这也没有什么关系。主持人要领导与会者共同合作，要讲明解决问题需要与会者共同的智慧和决策，会场不是发泄个人恩怨的地方，也不是进行生死搏斗的战场，谁也不应当一意孤行。应当把个人当作决策机构中的普通一员，主持人应利用各种机会指出集体智慧大于个人智慧，方案的产生离不开合作。

6。制会议的气氛

召开一个会议，会议主持人应认真地肩负起最大的责任，他应能很好地掌控到全局，应能有效地观察到所有参会者及其反应，决定整个会议气氛的基调。会议主持人也许有一些个人的偏好，但是无论如何不能把所有的会议都开成个人风格的会议。会议主持者应当按照会议的性质、传达的内容来定位会议的风格。会议主持者需要适时地区分参会者的不同风格，控制会议的气氛。

7。善于打破会议上的冷场

在主持会议的时候，主持人能顺利打开局面，打破会场上的沉默，引导会议朝预想的方向发展，这是与主持人认识水平和良好的思维能力密不可分的。在会议上，主持人要善于提问，积极引导，使会场呈现上一种生动活泼、毫不拘谨的局面，才有可能从各种不同角度、不同侧而发现问题、提出问题、分析问题、解决问题。

8。制止无谓的争辩

在对某个问题进行讨论时，由于与会者的学识、素养、社会经验不同，看问题的角度也就不同，因而解决问题的方案也不同。与会者往往会各持己见，据理力争。这是会议深入讨论的表现，是开始会议的好现象。但在观点已经趋向集中、明确时，主持人就应及时终止论辩。如果争辩双方都已偏离议题，主持人就应该伺机加以阻止，或说时间有限，暂不深入讨论或先谈到这里而加以间接的制止。在遇到较为激烈的争辩时，主持人要随时注意有的争辩者会感情用事，进行影射、讥讽、旧事重提，在这时领导者应及时正面加以提醒、规劝，以免矛盾激化，引起争吵、冲突。如果已经发生争吵，主持者应从会议的组织性、纪律性出发，直接加以制止；对恶语伤人者，必要时进行严肃的批评，以平衡与会者的公正心理。

9。控制会议节奏

开会时利用事先准备的议程控制你自己的节奏。将议程上的议题分类，避免重复，接着分配每个议题的讨论时间并严格执行。要求会前先作好准备以节约时间。利落地开始会议并保持会议进行得速度，议程时间在七十五分种以内为宜，超过这个时间长度与会者的注意力会渐失。鼓励每个人发言，且言谈要简洁有力并与会议主题相关。会议开得越活泼，产生的意见越有创意。

10。做好会议的总结工作

会议总结是会议主持者对会议情况的归纳性陈述，是主持者对会议的画龙点睛之笔，关系到会议能否开得同满成功，关系到会议质量的高低。管理者作会议总结发言，应尊重事实，一分为二，既充分肯定成绩，又指出不足之处，尤其要对今后努力的方向和奋斗目标予以强调。总结应力求客观、符合实际。不要言过其实，随意夸大。对会议的总结，在看到成绩的同时，也要及时、客观地指出存在的问题，提出今后需要努力的方面。会议的总结，往往能起到提醒、强化下属意识的积极作用，所以管理者一定要加以重视。

小贴士

会议主持人是会议的“中枢神经系统”，起着承上启下、调节会场气氛的作用，不是简单的“报幕人”角色，需要对整个会议主题、过程有个总体把握，引导会议的方向。会议主持的语言分寸、时间把握和对发言人的评述都很有学问可讲。

主持人在会议中履行好职责：

1、控制会议的气氛

2、控制会议时间、推动会议的进程

3、协调发言

4、观察参会者的反应并给予及时的反馈

5、做讨论的总结

6、跟进会议的决定

7、会议现场的控制

开会不能跑题，主持人要打断跑题发言

原本罗列好的议程，却没有在实际会议中得到贯彻。主持会议的人一开口，大家七嘴八舌越扯越远，最后连主持人也不知道究竟说到了哪里——开会跑题现象并不少见。

对于会议主持人来说，首要任务是紧扣会议议题，防止跑题和偏题。有效的会议，主持人很重要，他要能把握场面，不能跑题，如果跑题，主持人有责任打断或拉回来。

曾经有这样的一位经理，每次开会，都几乎是冗长无比，且每次都没有明确结果。本来一个小时的事情，在他的会上，说着说着，就说成了别的事情，而且是七嘴八舌，议论纷纷。有一次，讨论一种新产品的市场试水，讨论到最后，连这位经理大学时爱吃学校食堂里的什么菜都给挖出来了，可见开会跑题有多严重。有时，甚至他自己也说得不亦乐乎。有一位员工正在汇报，他忽然想到什么事，就会当着全体与会人员的面，点评该员工的为人，说起一些细节，如有一次该员工没有做好工作，路上远远见到他，竟然绕路走，把他给气的，甚至连他们两人的对话，都会公之于众，不管表扬还是批评，都非常直接。结果时间一分一分的过去了，要下班了，才发现会议问题还没有讨论完，只有延长会议。

很多时候，会议冗长的原因就是与会者发言跑题造成的。在上例中，经理作为会议主持，不但没有及时制止发言跑题，甚至自己也参与其中，结果可想而知。