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第七章开会进行时主持会议就这么简单（第5页）

2、确保各项决议记录在案。

3、要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

4、要趁全体与会者在场时安排好下次会议。

5、通报取得的成果：简明地列出达成的协议，把它向与会者公开。

6、指出分歧：不能指望会议会在全体与会者意见一致的情况下结束。要用明确的语言指出分歧，估价它的影响并说明是多数人还是少数人的意见。

7、明确今后的行动方法：指出哪些事情会后就得落实，负责人是谁，感谢与会者的帮助。

8、明确提出带有保密性的悬而未决的问题，只留在会议室中，出了会议室不得议论和传播。

9、把会议决定的事项印成文件或会议纪要，发给与会者和与此有关的人。

10、主持人应适时追踪会议中决议事项的执行状况，以免“决而不行、行而无效”。

会议总结一般可采用如下方法。

1．直叙法。就是简要概括地回顾叙述会议办了哪些事，形成了哪些共识，解决了什么问题，加深与会者的印象。

2．归纳法。就是在简要回顾会议过程的基础上，对整个会议精神进行高度归纳、概括。

3．鼓动法。在对会议作全面总结的情况下，用鼓舞人心的话做结束语，对大家提出希望和要求，号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。

会议的总结是详细还是简要，要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善，灵活掌握。

控制会议进程，召开完美会议

林斌是一家公司的销售经理，最近他患上了会议恐惧症。其实，林斌本是一个开朗热情的人，经常通过开会的方式，和下属们唠家常、谈心，分享自己感觉好的一切东西。但在一次会议中，他却听到了下属满腹的牢骚。“怎么又开会啊？手头还有好多事情没做完呢，这下又要加班了。”“有什么好开的，天天如此，烦死了！”……这些抱怨，让林斌觉得很尴尬。本来，林斌想通过开会，和下属打成一片，沟通感情，遇到难题还可以在会上通过讨论的方式加以解决，可是下属的“怨声载道”，让林斌逐渐对开会产生了心理阴影，开会前，总是想起那些抱怨的话，于是，开会越来越少。

正当林斌无法摆脱开会的心理阴影之际，公司组织了一次中层干部培训，在培训的过程中，林斌向培训师说出了自己在开会时的困惑。对此，培训师对他进行了开导，并讲述了开会的流程，他认为在开会之前，上司应该将开会的主题告知大家，然后询问大家有没有必要以这样的主题开会讨论，如果很多人都觉得没有必要，上司就可以采取单独击破的方法解决问题。如果大家都觉得有必要，就确定开会的时间，而后叮嘱参与会议的人员做好发表意见的准备。

会议真正召开的时候，上司通常是会议的主持。此时，他要推动这个会议的进程，明确会议的目的，要达到什么样的效果，然后围绕会议的主题进行讨论。一旦有人偏题，主持人就要及时更正。同时，会议上要尽可能地得出一个大家都认可的结论。如果有必要，还可以让一名下属做会议纪要，在会议结束后，将整理的会议纪要发给参与会议的全体人员。这样大家都会对开会的内容非常清晰，也会更明确地理解自己的任务。

培训师讲完后，林斌很受启发。于是，下次开会的时候，他开始按照培训师所说的会议流程召集会议。果真起到了很好的开会效果。自己也逐渐摆脱了具有会议恐惧症的心理阴影。

会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几个方法。

1．会议召开之前，主持人需认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

2．主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。

3．主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建设性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

4．在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤发言积极性。

5．应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析，正确集中大家的意见。经常用简明语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。

6．当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。

7．多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。

8．会议较长时，应安排短时间的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言**，特别是某一问题或其中一个方面的讨论尚未结束时。

9．应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。

10．除非必要，一般不宜随意变更议程。

11．当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。

12．注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的**与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。

小贴士

为了保证在有限的时间内获得满意的结果，会议主持人有责任控制会议的节奏，做到有张有弛，既使与会者充分交流意见，又要避免发生互相扯皮的现象。有效地控制会议的进程，很重要的一点，就是使各项议程尽可能地依照先预定程序推进，不要轻易改变，在有限的时间内，围绕主题展开充分讨论。那种“天马行空”式的“漫谈”，只会使会议脱离轨道，既浪费时间，又毫无成效。作为主持人，要恰当地纠正偏离会议主题的现象，保证会议取得良好效果。