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第九章独门开会秘籍跟知名企业学开会（第5页）

台湾的“经营之神”王永庆为了追踪和考察台塑各个单位的情况，也为了了解公司制度的执行状况，为台塑建立了一个“午餐汇报”的管理方式。他经常利用中午吃饭的时候，用便餐来招待台塑各个单位的管理者。在吃饭的间隙，王永庆先听他们的报告，然后和这些管理者进行交流、沟通，提出很多犀利而又细微的问题。

参加午餐汇报的人每次有三四十人，时间大约是两小时。台塑旗的每个单位都会轮到。一旦轮到谁，总管理处会提前一个月通知他们做好准备，然后拟定汇报的主题和议程。王永庆对每运作过程中的每一个细节都了如指掌，在“午餐汇报”的过程中，他会以惯有的“追根究底”的方式不断追问，如果准备得不够充分或者对问题的研究不太深入，就可能会被问倒。

“午餐汇报”有效的给管理人员施加了压力，促使他们必须对自己管理部门的大事小事都了解得十分透彻，对管理中有可能出现的问题进行深入的研究分析，才能顺利通过王永庆的考察。

开会的形式多种多样，王永庆的午餐会议可谓是会议的一种创新，不但可以减少会议成本，而且还达到了吃饭、开会两不误的效果。

开会要创新，无非两个方面：一是内容，二是形式。如果一个企业的管理者不可能从内容上创新，可设法变换开会形式，不拘一格。当然，也可以变化一下开会地点。

1。餐桌变会桌

如果企业条件允许，可以采取多样的形式开会，如经常举行餐桌会议、茶话会等。

2。饭厅变会场

公司开会，有条件的话要不定时地变化开会场所，除了在公司会议室，也可以召集员工去酒店、会所等地方开会。这样，更提高与会者的热情，从而提高会议效率。

小贴士

一边吃饭一边开会，的确是一种提高开会效率的好办法，但值得注意的是，与会人员一定要做好会前的准备，如果准备得不够充分，就会在开会时“出洋相”，而且还会影响了吃饭的心情，赔了夫人又折兵。

三星集团：会议也是一种文化

有人说，最快速度了解一个公司最有效的方法，就是参加这个公司的会议。因为，在召开会议的方式和水平中，融入了该公司一切外显和内涵的东西——企业文化。会议最大的成本是时间成本，而降低工作效率的最大原因是冗长的、反复的、没有结果的会议，这样的会议，越开越让人怀疑，越开越让人泄气。因此高效率地运用时间资源交流信息并作出决定，才是会议的最终目标。

三星集团已成为全球赢利增长最快的企业，取代索尼成为消费电子的领袖；2004年上半年赢利甚至超过IBM、Intel。三星的巨大成功应追溯到20世纪90年代的会议文化改革。

1993年，三星总裁李健熙通过历时4个月的洛杉矶——法兰克福——尾崎——东京——伦敦的长征式的会议，将1800多名高级职员召集到海外，进行了500多个小时的漫长讨论，确立了名为“三星新经营”的战略转型。自那时起，三星的会议就朝着一旦开始，就不是徒费时间，而是向目标指向性会议的转变。

三星将召开会议时最为基本的思想和行动整理成3。3。7原则，让所有公司职员熟记并付诸实施。

3种思考。其一：为了提高会议效率，尽可能不召开即兴会议。所以，在召开会议之前我们首先思考一下会议的必要性：是一定要召开的会议吗?不能由自己决定吗?没有更好的方式吗?其二，如果一定要召开会议，则最大限度地减少会议。此时也同样要从多个角度进行检查：不能减少参加者吗?不能减少会议频率、时间和资料吗?不能进行更为妥帖的运作吗?其三，一旦决定召开会议，就试着摸索一下是否有能够与其他会议合并或委托的方法：不能与其他会议一起召开吗?不能通过权限委托来解决吗?加入其他会议中就不是好的内容吗?

3个原则。第一个原则是确定不召开会议的工作日;第二个原则是将会议时间定为1小时，最多不超过1个半小时;第三个原则是将会议录整理成一张纸。

7条规定。第一条，就召开会议而言，最重要的是严格遵守时间；第二条，在会议材料中写明投入会议的经费；第三条，将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人，使会议规模尽可能小；第四条，明确会议目的，不要转移到其他主题上或者成为闲谈或讨论；第五条，事先分发会议资料，在参加会议之前进行讨论，以顺利召开会议;第六条，就召开会议而言，为了防止以某个特定的人为主进行，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见;第七条，为了尽可能地减少会议录，仅记录决定了的事项并进行保存;与其他记录方式相比，使用电子黑板时，则复制电子黑板上的内容用做会议录。

三星的巨大成功离不开高效的“会议文化”体系。会议是企业文化的主宰，是强有力的竞争武器。会议文化的差异造就了经营良好的公司和经营不善的公司。会议在某些组织中，是在推动工作上不可或缺的要素。因此只有通过适合公司实情的方式安排多样化的会议才能提高会议效果，形成适合于本公司的企业文化。

1、会议准备

一次成功的会议背后一定是非常充分的准备工作。要在会前明确会议议程，组织者在会前书面发给各参会人员，使他们了解会议的目的、时间、内容，有充分的时间准备相关资料，安排好相关工作，不要进了会议室才开始思考。永远不开没有准备的会议，因为会议最大的成本是时间成本，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。

开会必须准时，设定时间，准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放，避免影响其他议题。会议整体时间最好控制在1。5~2小时以内，太长时间会超过人的疲劳限度。

3、明确主题

开会必须有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页，必须显示会议主题，迅速切入。会议的主题，要事先重点通知与会人员。

4、会议记录

会议记录是开会时当场把会议的基本情况和会议上的报告，讨论的问题，发言、决议等内容记录下来的书面材料。开会必须有一个准确完整的记录，各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的执行。

5、达成决议

开会是为了解决问题，会议没有达成结果，不仅是浪费大家时间，更是对公司的犯罪。所以，每个人都要积极参与到会议议程中来。另外，会议决议必须形成记录，并当场宣读确认。没有确认最后结论，可另外再讨论，达成决议并确认结果，迅速进入执行程序。

6、会后追踪

在会上把问题讨论出结果并不代表完事儿了。对许多参加会议的人来说，会后若没有一个总结性的纪要来提醒一下，就跟没开过那个会一样。记住：“散会不追踪，开会一场空”。所以，要建立会议事后追踪程序，对会议每项决议都要进行跟踪、稽核、检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。值得注意的是，一个会议最终能收到什么成效，往往很大程度上取决于会后跟进的速度和力度。

小贴士

请记住三个简单却很有意义的会议公式：

1．开会+不落实=零

2．布置工作+不检查=零

3．抓住未落实的事+追究不落实的人=落实。