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第九章独门开会秘籍跟知名企业学开会（第4页）

具体可以在以下几个方面补足：

1。明确开会的目的

很多人常觉得开会没效率，是因为对于这个会议对自己的要求是什么，需要自己达到什么样的目的还不清楚就去参加了。所以，会议发起者让参会者明确会议目地至关重要，目的明确是有效的前提。会议的发起者在邀请对方参加会议时必须首先解答对方三个问题：“你要干什么”，“你要让我干什么”，“有什么挑战”。让他们知道为什么他们会坐在这里，否则漫无目的地听长篇大论只会令他们打哈欠。

2。充分的会前准备

一次成功的会议缺不了细致的准备。会前先将信息资料分发给会议参与者阅读。这样既能节约会上阅读资料的时间，也能使他们在会前就会议议题进行充足思考。另外，在准备需要高层参与的决策性会议前，可以先一对一地安排几次非正式会议。与高层决策者做事先沟通，了解协调各方的利益点，减少正式会议上的分歧。

3。公开称赞、私下批评

会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措辞，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。

4。开放心胸，容纳意见

会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

5。设定时间，准时开始、准时结束

要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。

6。认真做好会议记录

一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

7。事后追踪

要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。

小贴士

不仅仅是“集会”，而真正高效务实的会议，带来的是“机会”。不管对领导还是下属，学会开会，都可以事半功倍。

苹果公司：简化会议人员

为了扩大会议效果，达到集思广益的目的，很多领导往往会召集全部门甚至多部门的人同时开会，这样就会直接导致开会人数激增，但是与会的人越多，开会的效果就越好吗？真的能达到领导所期待的这个效果吗？

《乔布斯传》里曾提到，乔布斯每年都要带着他最有价值的员工进行一次百杰外出集思会议，决定公司每年最重要的事情。他首先要挑选他认为最优秀的100名员工。然后，就当前重要工作进行讨论，讨论结束后，乔布斯会作出提问：“我们下一步应该做的十件事情是什么？”大伙会相互争论，希望自己的建议能被采纳。乔布斯会把这些建议写下来，然后再删掉那些他认为愚蠢的。几轮辩论之后，他们会最张确定前十大“最应该做的事”。乔布斯会把最后七件全部划掉，然后宣布：我们只做三件。

在一次会议中，有一个与会者选定座位坐下之后，乔布斯悄然走进了会议室。他先和大家聊了几分钟，然后会议正式开始。乔布斯用眼睛环顾了一下会议室，然后说，“在我们开始之前，让我先向你们提供一些新消息。首先，我们谈谈……”突然他停了下来。他的眼睛盯在了会议室中以前从未出现的一个人（上面提到的与会者）身上。乔布斯问，“你是谁？”

这个与会者首先感到有点惊愕，然后平静的回答说她被邀请参加会议，是因为她参与了讨论的一些营销项目。乔布斯当然也听说过此事。但是回答说，“我认为我们不需要你参加这个会议。谢谢。”随后，就像这件事没有发生过一样，乔布斯又开始了他的会议讲话。那个可怜的与会者只能拿起物品，从凳子上起身悄然离开会议室。

乔布斯自始至终认为，人多并不是更好创意的必要条件，他不会因为把不需要的人赶出会议室而良心受谴责。当他组织召开会议时，他希望参与会议的每个人都积极参与讨论，他不需要听众。

开会时，不是人越多越好，确定与会人选很重要。很多时候，所谓的“纳百家之长”，喊一大群人开会是没必要的。开会的人过多，不利于会议的操控，甚至会出现发言跑题的现象。对于一些不适合会议的参会者来说，他们的到来，本身也是一种时间成本的浪费。

那么，如何做才能有效地精简与会人员呢？

1。明确参会对象

开会前，要明确列出必须参加会议的人，那些可参加可不参加的人，不应列入参加的范围。否则，会场将人多嘈杂，降低会议的效果。

2。开小会，不开大会

很多领导喜欢大会，无论有无必要，将公司所有人都召集开会，这无形中就增加了会议成本，造成了人多嘴杂的局面。所以我们提倡开小会，比如一些会议，只需要将管理层的人召集开会即可，会议结束后，可让与会的各部门主管下达会议精神、布置工作，或者再由各部门主管召集部门会议。

3。找有决策权的人开会

人们常说：找对人做对事。开会也是如此。开会的目的是为了沟通和解决问题，而这些活动必须通过人来进行，因此必须清楚地知道应该邀请谁参加才能成事儿。邀请与会者的判断基础是他必须要有话语权。尤其是在解决问题类型的会议上，在座诸位必须是真正能拍板的人。当遇到邀请某位重要决策者，但他另派手下来开会时，得先弄清列席者的授权级别。如果他表示需要做决策时“得先回去问老板”，建议立刻结束会议，不要浪费时间。否则难保，其他决策者现场敲定结果，却要在缺席者事后提出不同意见时耗时地进行新一轮反复讨论。

小贴士

1。挑选最优秀的人参加会议；

2。让最优秀的人集思广益，讨论出足够多（至少10个）高质量备选方案；

3。从10个备选方案中精选出最重要的3个去执行。

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