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第十章会议的革命开会也可以这样（第3页）

随着企业规模的壮大，人员和分支机构的增多，许多成长的“烦恼”便不可避免地相伴而生：比如管理问题、沟通和效率的问题。这时候，企业领导者往往会发现，为了沟通，他们不得不花费大量的成本，比如各种会议费用、差旅费用，以及相关的时间成本，但效果却往往差强人意。

针对企业的沟通难题，视频会议系统应需而生，成为人们轻松开会的最好的选择。召开视频会议不仅可以听到发言者的声音，还可以清楚地看见他的表情、动作，带来真实直观的交流体验。共享文件资料功能可以同步显示照片、PPT、文档、影音文件，让远程教育和培训真正成为现实。视频会议系统不仅方便企业随时召开内部会议、技术交流，还可以帮助企业解决异地培训、异地招聘等难题。它使远距离沟通变得更为频繁、效率更高更为高效，从而深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力和竞争力。

李靖是某红酒销售公司的华北区经理，负责公司的产品推广，渠道维护，人员培训等工作，每个月都需要花费大量时间参加各种会议及业务培训，其中有大量时间花费在旅途上，而且效率不高。在采用视频会议系统后，李靖提高了处理日常事务的工作效率。之前，他需要舟车劳顿于各地分公司协调业务，现在座在办公室就可以轻轻松松处理了，节约了大量的时间。各部门也可以经常进行沟通，为他能随时掌握公司的销售情况和突发事件及时做出决定。

企业的时间管理可以说是成本管理的一种重中之重，一个企业如果能充分的利用各种时间，那么其效益一定能得到有效的改善。上例中的李靖通过网络视频会议，采用远程办公的方式，为自己节省了大量的时间，提高了工作效率。

视频会议具有以下几个优点

1、成本更低：软件成本低，并可自选搭配摄像头型号等硬件，所以也降低了硬件成本。如果会议不需要视频，那单纯的屏幕播放也可以组成更简约的培训式视频会议。

2、使用场地灵活：软件不仅可以架构为会议室到会议室的视频会议，也可以坐在电脑前进行视频会议，在局域网内还可以与跨互联网的移动电脑进行移动视频会议。

3、功能更丰富：软件不只局限于语音视频功能，还能够屏幕共享、播放媒体文件共享、群发文件、群发通知、多会议并用等丰富的即时通信的功能。

4、部署更简单：不需要专用设备，仅电脑、摄像头（摄像机）、麦克风、音响就可以视频会议。简约培训式视频会，仅计算机也足以。

对于需要经常出差的职场人士来说，网络视频会议已经成为最便捷高效的沟通方式。那么，网络视频会议怎么开？在召开的过程中需要注意哪些问题呢？

1。会前准备工作。视频会议召开前，做好以下相关准备工作：（1）拟定议题议程；（2）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等；（3）提前一天通知参会单位或个人。

2。开会时要做到以下几点：（1）保持会场安静，将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。（2）不发言时和发言结束时请用终端遥控器将本地麦克风静音。（3）作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。（4）参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。

3。会议结束。（1）在会议结束后，不要急于离开会场，应对会议效果进行总结汇报。（2）等会议组织者终端断开连接后，再将设备关

小贴士

现在许多企业为了节约大量时间和成本都使用视频会议，所以视频会议系统无论应用什么场合，什么目的，其最终的也是最直接的效益节省开支，提高工作效率。

电话会议，让沟通无极限

随着人们追求快节奏生活和工作方式的发展，在工作会议中，电话会议的模式开始成为工作者的选择，它们不仅具备了快节奏的工作模式，同时在工作效率上也有所提升和发展。

所谓电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。与传统会议相比较，具有会议安排迅速，没有时间、地域限制，费用低廉等特点。

刘明是一家外贸公司的销售经理，经常要与出差在外的销售人员沟通联系，安排工作。公司30个销售人员，有时，同样一个工作安排，他要打给每个人，重复同样的任务。既耗费大量的时间和电话费用，又疲劳不堪。在一个销售员的推荐下，刘明开始尝试使用电话召开电话会议。原来他每天要给销售人员打几十个电话，通过电话会议，只需拨打一个电话就全部搞定了，大大节约了沟通的时间成本和费用，业绩自然也是迅猛上升。

由此可见，使用电话会议来开会是极为简单的操作过程，而且它们的功能效果也能够让我们的工作得到更好的发展。那么如何召开进行电话会议呢？

1。安装电话系统。想要开起电话会议，电话会议系统是必备的，需要用户首先联系通信公司，安装好电话会议系统才可以。

2。登记申请。电话会议需要用户通过通信公司的客户端申请到一个账号及密码，确定密码才可以进入电话会议系统，才可以以主持人的身份召开电话会议，如果没有这个帐号和密码的话就不可以。

3。召开电话会议。一般可以提供以下几种召开会议的方式，您可根据实际需要进行选择：

（1）与会者自行拨入方式：每个会议参加者无论身在何处，只要拨打一个特定的电话码，然后输入会议号码和密码，即可加入会议。

（2）召集者拨出方式：由会议召集人逐个拨通与会者号码，再经会议召集人证实与会者身份后加入会议。

（3）混合方式：即用户可选择一部分与会者自行拨入，一部分与会者则由会议召集者逐个拨出召集。

（4）群呼方式：在预定的时间由系统自动呼叫主持人和所有成员参加会议。

以上三个步骤都完成，一场电话会议才可以顺利地开起。如果电话会议的过程中收到干扰，导致信号不稳，则需要检查干扰源，无需紧张。

小贴士

为了保证电话会议的有效进行，参会者最好控制在6人左右，最多不能超过10人。